Чек-лист вопросов, которые помогут выбрать правильную HRM-систему.
Демо показывает лучший день системы
На презентации всё работает: данные заполнены, интернет есть, сценарий отрепетирован. Ваш рабочий день выглядит иначе — половина сотрудников без смартфонов, на складе не ловит сеть, а в день закрытия табеля в систему заходят все сразу. Вопросы ниже устроены так, чтобы вытащить именно эту разницу до подписания, а не после.
Задавайте их не менеджеру по продажам, а тому, кто будет вас внедрять. Ответы у этих двух людей отличаются, и вам нужен второй.
Десять вопросов перед покупкой
Ответ «да, это можно настроить» считайте отрицательным, пока не увидите, кем именно, за какой срок и за какие деньги.
- Кто вводит данные каждый день и сколько минут это занимает у руководителя точки? Система, требующая получаса в день, не приживётся.
- Что происходит, когда на точке пропал интернет или свет? Ответ «такого не бывает» означает, что об этом не думали.
- Наши правила начислений — это настройка или доработка? Доработка означает зависимость от вендора при каждом изменении в оплате труда.
- Как выгрузить все наши данные, если мы уйдём? Просите показать выгрузку на демо-стенде, а не описание в договоре.
- Кто отвечает за внедрение и входит ли оно в цену? Отдельной строкой внедрение часто сопоставимо с годом лицензий.
- Что происходит в день закрытия табеля, когда заходят все сразу? Попросите показать систему под нагрузкой, а не на трёх тестовых сотрудниках.
- Есть ли роль «руководитель точки» с доступом только к своим людям? Без этого либо все видят всё, либо всё делает HR.
- Как выглядит история изменений — кто, что и когда поменял? Это то, что понадобится в первом же трудовом споре.
- Сколько это стоит через год: лицензии, модули, поддержка, обновления? Считайте трёхлетнюю стоимость, а не цену входа.
- С кем из ваших клиентов нашего размера и отрасли можно поговорить без вас? Отказ — сам по себе ответ.
Как проводить пилот
Берите не самую удобную площадку, а самую сложную: точку с посменным графиком, подменами и слабой связью. Пилот на образцовом офисе доказывает только то, что система работает в образцовом офисе.
И заранее договоритесь, по каким цифрам вы признаете пилот удачным: время закрытия табеля, число споров по зарплате, минуты руководителя в день. Без этого решение принимается по ощущению, а ощущение всегда на стороне того, кто лучше провёл демо.
💡 Главное
Систему выбирают не по списку функций, а по тому, что произойдёт в самый неудобный день месяца. Задайте десять вопросов выше — и половина вариантов отсеется до пилота.