Личное дело — история отношений сотрудника и компании в документах: договор и его изменения, приказы, документы об образовании, персональные данные, записи о переводах и поощрениях. Это одновременно рабочий инструмент кадровика и то, что первым запрашивают при проверке или трудовом споре.
Чем электронное личное дело отличается от папки
Бумажная папка отвечает на вопрос «какие документы есть». Электронное дело отвечает ещё на два: актуальны ли данные и что с чем связано. Смена должности в карточке автоматически означает и запись в истории, и основание — приказ, который её вызвал.
Отсюда главное практическое отличие: в бумажном виде расхождение между делом, штатным расписанием и табелем — норма, которую замечают при инвентаризации раз в год. В системе такое расхождение невозможно, потому что все три читают одни и те же данные.
Что должно быть в деле
Точный состав задаётся законодательством и внутренним регламентом; в ядре почти всегда одно и то же.
- Персональные данные и документы, удостоверяющие личность, — с ограниченным доступом и журналом обращений.
- Трудовой договор, дополнительные соглашения и все приказы по личному составу.
- Подтверждения квалификации: образование, аттестации, допуски, обучение внутри компании.
- История перемещений: должности, разряды, подразделения и даты — то, из чего собирается стаж и карьерный путь.
Как это устроено в Verifix
В Verifix личное дело — центральная карточка сотрудника: из неё берутся данные для генерации документов в E-Docs, к ней прикрепляются результаты аттестаций из Learn, в ней же видна история должностей и разрядов.
Доступ разграничен по ролям: руководитель точки видит то, что нужно для работы со сменами, кадровик — полный состав документов. Сам сотрудник обращается к своему делу через личный кабинет и подаёт заявления оттуда же.
Коротко
Ценность личного дела — не в полноте папки, а в том, что данные в нём совпадают со штатным расписанием и табелем, потому что это одни и те же данные.