Штатное расписание — документ, отвечающий на вопрос, какие позиции в компании есть, сколько их и сколько по ним платят. В отличие от списка сотрудников, оно описывает не людей, а места: незанятая позиция — это тоже строка расписания, и именно из неё берётся вакансия.
Почему это не то же самое, что список сотрудников
Список сотрудников отвечает на вопрос «кто у нас работает», расписание — «какие места у нас есть». Разница видна в момент увольнения: человек уходит, а позиция остаётся, и от того, закрыта она или открыта, зависит и вакансия, и плановый ФОТ.
Отсюда практическая ценность: расписание — это база для планирования. Умножив ставки на количество единиц, получаем плановый фонд оплаты труда; сравнив занятые и вакантные позиции, видим реальную укомплектованность каждой точки, а не среднюю по компании.
Что в нём должно быть
Форма может быть разной, но набор данных, который делает расписание рабочим, устойчив.
- Должность и подразделение — в привязке к оргструктуре, а не отдельным списком.
- Количество единиц по каждой позиции, включая доли ставки, если они используются.
- Ставка или тарифный разряд — та же, что в тарифной сетке, чтобы плановый ФОТ считался из одного источника.
- Статус: занята или вакантна, с датой освобождения — иначе вакансию замечают, когда некому выйти на смену.
Как это устроено в Verifix
В Verifix штатное расписание связано с оргструктурой и тарифной сеткой: занятые и вакантные позиции видны в одной схеме, а плановый ФОТ считается из ставок и количества единиц автоматически.
Кадровые события меняют расписание сами: приём занимает позицию, увольнение освобождает, перевод переносит. Поэтому вакансия появляется в найме в момент освобождения, а не когда о ней вспомнят при составлении графика.
Коротко
Штатное расписание описывает места, а не людей. Из него берётся и вакансия, и плановый ФОТ — поэтому оно должно меняться кадровым событием, а не вручную раз в квартал.